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ORGANIZE
UMA AGENDA DO TEMPO.
Para identificar com precisão como você ocupa o seu tempo,
faça uma agenda, dimensione exatamente o percentual de tempo utilizado
em cada tipo de atividade. Pois não podemos controlar nosso tempo
se não sabemos exatamente como o estamos utilizando. Geralmente
somos levados a achar que sabemos como utilizamos nosso tempo, mas nem
sempre isso é verdade. O princípio básico para utilizar
bem o tempo é priorizar as tarefas realmente importantes e que
nos trazem maiores resultados, aquelas que sempre deixamos para executar
depois das mais fáceis!
Avaliar a forma como utilizamos nosso tempo é o primeiro passo
que devemos dar, e após isso questionar: Os resultados seriam melhores
se eu pasasse o meu tempo trabalhando em outra atividade? Como eu poderia
executar as tarefas mais importantes com mais freqüência e
eficiência?
Um outro aviso importante: Geralmente seus colegas de trabalho tem o costume
de lhe passar material, assuntos e tarefas que não dizem respeito
à sua atividade principal(ao seu foco). Este tipo de material deve
imediatamente ser retornado à pessoa que realmente deve dar continuidade.
Responda na própria correspondência e retorne imediatamente.
Não deixe nada entulhando sua mesa ou caixa postal de e-mail. Sempre
que possível evite dar respostas como: Vou ver e lhe retorno depois!.
Assim que tiver um retorno lhe informo!. Dê as informações
necessárias já no momento para que a pessoa mesmo pesquise
sozinha!. Não atue como intermediário de nada.
Você realmente sabe como usar seu tempo?
A
primeira medida para melhorar a utilização do tempo é
verificar como ele vem sendo empregado. Muitas pessoas imaginam que sabem
como usam seu tempo, mas quando eles são registrados, numa “tabela
de tempo”, o resultado é surpreendente para estes indivíduos.
Algumas
situações comuns observadas numa tabela de tempo:
•
Decisões sobre assuntos importantes;
• Conversas telefônicas que se estendem demasiadamente;
• Períodos de interrupções constantes;
• Concentração em assuntos poucos importantes;
• Períodos de “escravidão ao papel”, onde
se manuseiam muitos papéis sem importância;
• Falta de tempo para pensar e planejar, ficando escravo da rotina;
• Períodos de grandes atividades consertando ou refazendo
atividades anteriores.
Para
efetivamente avaliar a utilização do tempo, é necessário
questionar o efetivo uso do mesmo.
Quanto tempo utilizar em cada tarefa?
A
lei de Parkinson diz que o trabalho tende a preencher (ou adaptar-se)
ao tempo disponível ou alocado para ele. Se você alocar uma
hora para uma determinada tarefa, terá mais chances de terminar
o trabalho dentro desse prazo, caso estabeleça duas horas para
o mesmo trabalho provavelmente utilizará as duas horas para o trabalho.
Estabeleça sempre a quantidade de horas e datas para conclusão
de projetos, provalvelmente descobrirá um meio de fazê-lo
dentro do prazo estabelecido por você, e sua produtividade aumentará
bastante.
Dividindo seu trabalho de rotina em lotes.
A
divisão em categorias e o agrupamento de seu trabalho podem ser
chamados de "agrupamento". Processe as informações
e as tarefas semelhantes em lotes, reduzindo dessa forma, o desperdício
e o deslocamento. Você executará cada tarefa de forma mais
eficiente.
Muitos elementos de seu trabalho podem ser reduzidos a simples rotinas
que lhe permitirão concluir tarefas semelhantes no mínimo
tempo possível. Esses tipos de tarefas realmente se prestam ao
agrupamento. As vantagens de abordar o seu trabalho dessa maneira são
várias.
Você verá que o trabalho em lotes permite que você
se prepare e se organize para ele de uma só vez, ao invés
de ter de fazê-lo várias vezes se o trabalho for feito aleatoriamente.
Autor:
Wilson Luiz Pereira
Acesse o site: http://..autor/wilson-luiz-pereira.html
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